Открытие и ведение клиники

Стоматологи и бизнесмены, принимая решение об открытии стоматологической клиники, зачастую уделяют недостаточное внимание изучению вопросов подготовки и организации, собственно, процесса открытия.

В нашей статье мы постараемся доступно и достаточно подробно описать все этапы открытия клиники, начиная от появления самой идеи до запуска вашего проекта в работу.

Итак, мы разбили процесс открытия стоматологии на 8 этапов. Предлагаем вам ознакомиться с каждым этапом последовательно.

1. Планирование (чек-лист)

Начало любой предпринимательской деятельности – это тщательное планирование, и открытие медицинской клиники – не исключение. Основной инструмент планирования – чек-лист, правильное его составление позволит сберечь ваше время и средства, а также избежать ошибок на всех этапах открытия.

Важно помнить, что уже на данном этапе вы должны определить концепцию вашей будущей клиники, т.е. дать ответы на следующие вопросы:

• В каком ценовом сегменте я буду работать: бюджетном, среднем или премиум?
• В каких направлениях будет оказывать услуги наша клиника исходя из планируемого бюджета?

После этого необходимо остановиться на составлении подробного бизнес-плана, распределении бюджета, и выбора конкретного месторасположения вашей стоматологической клиники.

2. Выбор месторасположения клиники и подбор помещения

Наш основной критерий при выборе помещения – это требования Роспотребнадзора. Если в вашей приоритетной локации есть квадратные метры, которые можно без особых затрат адаптировать под эти требования – это уже половина успеха. Если же вы, напротив, совершите ошибку на данном этапе, это может погубить всё ваше дело в последующем.

То же самое касается выбора локации – ошибка в этом вопросе приведёт к тому, что ваши затраты на привлечение клиентов будут в разы выше, чем у конкурентов с более удачным местоположением клиники.

Задача подбора помещения облегчается, если вы знаете его критерии:

• нормативный – определяет, соответствует ли помещения требованием СЭС, противопожарной службы и прочих инспектирующих организаций;
• технический – определяет требования по наличию необходимой площади для размещения оборудования, требования к источникам электроэнергии, водоснабжению и водоотведению, вентиляции и другим коммуникациям, способным обеспечить комфортную и безопасную деятельность будущей клиники;
• конкурентный – определяет наличие или отсутствие в относительной близости от вас прямых конкурентов, активная деятельность которых будет влиять на ваше продвижение на рынке стоматологических услуг;
• инфраструктурный – определяет наличие соседствующих объектов торговли, сферы услуг, общепита, то есть предприятий, которые стимулируют поток пациентов в районе расположения вашей клиники;
• клиентский – определяется количеством людей, которые живут, работают, проводят время в вашем районе – то есть, потенциальных посетителей вашей клиники;
• сервисный – определяется наличием парковки, размещением клиники (первый этаж, второй, цокольный), её доступностью;
• городской – определяется перспективами развития района в будущем;
• кадровый – определяется человеческим потенциалом района в контексте наличия квалифицированных специалистов, которые будут работать в вашей клинике, возможностью и целесообразностью приезда будущих работников из других районов;
• рекламный – определяется возможностью размещения рекламной вывески для повышения заметности стоматологии.

3. Проектирование и дизайн

Проектирование в сфере медицины имеет ряд специфических особенностей, которые связаны с требованиями, предъявляемыми медицинским объектам.

В первую очередь, к медицинским помещениям предъявляются особые требования  по инженерному оснащению, организации воздухообмена и прочим техническим критериям. Все эти требования строго регламентированы. Контроль за осуществлением медицинского проектирования осуществляет специально уполномоченный контрольно-надзорный орган.

Процесс проектирования в данной сфере особо контролируется на всех этапах: начиная от создания непосредственного проекта медицинского помещения, окончания отделочных и прочих строительных работ, до его последующей реализации, то есть осуществления активной деятельности на объекте. В связи с чем, важно понимать, что медицинское проектирование предполагает несколько этапов:

1. Проект планировочного решения. На данном этапе осуществляется выезд на объект, где производятся все необходимые для дальнейшей работы замеры. После чего составляется планировочный план с указанием функциональных зон и инженерных коммуникаций. Планировочный план утверждается собственником и согласуется с местными органами Роспотребнадзора.
2. Проект рентген кабинета. К проектированию рентген кабинета предъявляются специальные требования, так как по санитарным нормам медицинское помещение должно обладать особой радиационной защитой, а организация иметь лицензию на проектирование.
3. Проект вентиляции. Третий этап проектирования предполагает обеспечение в медицинском помещении соблюдение норм воздухообмена. Вентиляция объекта медицинского назначения должна поддерживать правильный химический и микробиологический состав воздушной среды.
4. Проект пожарной сигнализации. Во избежание непредвиденных обстоятельств, связанных с возникновением в помещении медицинского назначения источников возгорания, и скорейшего устранения возгорания, а также во избежание убытков, штрафов и приостановления медицинского бизнеса из-за несоблюдения норм пожарной безопасности, предъявляемым к данному типу помещений, необходим правильный монтаж пожарной сигнализации, согласно проекту.
5. Проект водоснабжения и канализации необходим для последующего избежания критических ошибок или непредусмотренных форс-мажорных обстоятельств, связанных с некорректным подключением стоматологического оборудования в проектируемом медицинском помещении.
6. Проект системы внутреннего электроосвещения и силового оборудования (ЭОМ). На данном этапе важно правильно спроектировать и распределить нагрузку оборудования для предполагаемой последующей эксплуатации данной техники на территории проектируемого медицинского помещения.

Несоблюдении вышеуказанных требований, которые предъявляются при проектировании помещений медицинской тематики, приводят к невозможности получения разрешение на эксплуатацию проектируемого объекта.

При выявлении нарушения требований и несогласованности медицинского проекта, органы Роспотребнадзора, Департамент здравоохранения, имеют право отказать в получении медицинской лицензии. Поэтому, соблюдение всех требований является обязательным для проектируемых медицинских помещений, а выявленные нарушения подлежат скорейшему устранению.

4. Оснащение клиники

Один из важнейших этапов, который, к тому же, является одним из самых финансово затратных. Медицинское оборудование рассчитано на достаточно продолжительный срок службы, поэтому ошибок при его выборе и закупке быть не должно.

Другой вопрос: где мы возьмём перечень оборудования, необходимого для оснащения стоматологии? Наиболее оптимальный вариант –  обратиться  компанию, которая занимается оснащением клиник, менеджеры помогут  приобрести, тот минимум оборудования, который необходим для начала работы.

Для лицензирования, ситуация складывается другим образом. Существуют стандарты оснащения каждого кабинета, по которому лицензирующий орган проводит документарную и выездную проверку. Некоторые позиции можно взять в аренду, на период выездной проверки, это позволит значительно сэкономить ваш бюджет.

Не следует забывать, что кроме стоматологического оборудования, есть ещё оборудование офисное. К нему не применяются строгие правила отбора, тем не менее, оно должно обеспечивать комфортную работу врачей в вашей клинике.

Отдельным пунктом идёт закупка расходных материалов, инструментов и канцелярии.

5. Лицензирование

Открыть стоматологическую клинику без её лицензирования невозможно. Сам по себе, процесс получения лицензии трудоёмкий, кроме того он усложняется постоянными изменениями в законодательстве. Данное обстоятельство приводит к тому, что сделать всё это своими силами практически невозможно. На практике процесс лицензирования, в большинстве случаев, доверяют профессионалам. Это позволяет сберечь ваше время и ваши нервы, а в частых случаях – ещё и деньги.

Общий процесс лицензирования мы можем условно разделить на семь шагов:

• Шаг 1: проектировании стоматологической клиники, согласование проекта с Роспотребнадзором;
• Шаг 2: организация ремонта помещения в соответствии с утвержденными проектами;
• Шаг 3: осуществление монтажа оборудования;
• Шаг 4: подготовка документов на источники ионизирующего излучения (если такие имеются) для подачи в СЭС;
• Шаг 5: проведение экспертизы, подготовка документов для получения санитарно-эпидемиологической заключения на медицинскую деятельность;
• Шаг 6: подключение клиники к ЕГИСЗ, регистрация сотрудников, включение оборудования в перечень;
• Шаг 7: подача документов для лицензирования медицинской деятельности.

Необходимо понимать, что процесс лицензирования достаточно трудоёмкий и продолжительный по времени. Практика показывает, что для 30 % клиник лицензирование затягивается на срок, превышающий 12 месяцев. Отдельные юридические лица так и не смогли получить лицензию, напрасно потратив своё время и заплатив за это немалые деньги.

6. Разработка маркетингового плана

Маркетинговый план – это то, что будет двигать вашу клинику вперёд, выделять вас на фоне конкурентов, и обеспечивать вашу узнаваемость на фоне других клиник, оказывающих аналогичные услуги.

Основные пункты маркетингового плана:

• разработка логотипа;
• формирование фирменного стиля;
• создание наружной рекламы;
• разработка сайта;
• разработка лендинга;
• создание и продвижение аккаунтов в социальных сетях;
• публикация информации о клинике на открытых площадках.

Чем быстрее все пункты маркетингового плана будут выполнены, тем быстрее вы получите поток пациентов, желающих получить услуги в вашей клинике.

Будьте внимательны! Привлечение пациентов посредством очень низких цен за лечение – не лучший приём в практике медицинских клиник. Люди отлично понимают, что хорошее лечение не может быть слишком дешёвым.

7. Подбор персонала и его подготовка

Основа успешной работы любой клиники – это её команда. Люди идут к специалистам! Именно поэтому этап подбора персонала так важен.

Итак, вам требуется набрать минимальный штат сотрудников, он будет состоять из следующих специалистов:

• 2 администратора;
• 2 ассистента;
• 2 стоматолога-терапевта;
• 2 стоматолога-ортопеда;
• 2 стоматолога-хирурга;
• 2 детских доктора;
• ортодонт;
• управляющий;
• главный врач.

Ключевой момент при принятии специалиста в штат – это собеседование. Во время его проведения следует обратить внимание на предыдущий опыт работы сотрудника, его портфолио. Из навыков: умеет ли читать снимки оптг и компьютерной томографии.

Беседа со специалистом поможет вам определить, насколько человек заинтересован работать в вашей команде, желает ли обучаться и стремиться к совершенствованию в стенах вашей клиники.

После того как персонал будет набран, вам понадобится упорядочить его работу. Для этого созданы специальные протоколы работы, они пишутся для каждого конкретного сотрудника, и учитывают все случаи, которые могут произойти при исполнении сотрудниками своих служебных обязанностей.

Грамотный подбор персонала и правильное его обучение помогут вывести вашу клинику на конкурентный уровень, при этом ваша работа будет комфортной и эффективной.

8. Запуск клиники

В рамках данного этапа мы рассмотрим очень важные с юридической точки зрения шаги, которые помогут работать без подводных камней и различных сложностей с законом.

Итак, нам осталось реализовать следующие действия:

• подготовить юридические документы, без которых начать работу клиники в рамках закона не представляется возможным (договора, приказы, согласия и т.д.);
• подключение программного продукта, обеспечивающего автоматизированную работу вашей клиники;
• покупка и регистрация кассового аппарата;
• поиск зуботехнической лаборатории, которая заинтересуется во взаимодействии с вашей клиникой, и заключение с ней договора о сотрудничестве;
• разработка прейскуранта цен на услуги в соответствии с вашей номенклатурой.

Естественно, отдельные пункты алгоритма открытия собственной стоматологической клиники могут отличаться в зависимости от конкретного случая. Подобные случаи мы относим к частным, их нужно рассматривать отдельно. Данный же алгоритм подготовки стоматологии к открытию отражает общий порядок действий, которого мы рекомендуем придерживаться.